关于印发《关于进一步修订学院全日制学生学籍学历管理工作职责、流程及责任追究的通知》的通知

各系（部）、处（室）：

《关于进一步修订学院全日制学生学籍学历管理工作职责、流程及责任追究的通知》已经学院   审议通过，现印发你们，望认真学习，严格执行。

附：《关于进一步修订学院全日制学生学籍学历管理工作职责、流程及责任追究的通知》

阿克苏职业技术学院

2020年6月10日

关于进一步修订学院全日制学生学籍学历管理工作职责、流程及责任追究的通知

各系（部）、处（室）：

为进一步加强自身建设，规范工作程序，强化服务意识，提高工作效率，转变工作作风，加强学院学籍学历管理工作，提高学籍注册质量，建立和完善目标责任制和责任追究制度，认真落实《关于进一步规范高等教育学籍学历管理工作的通知》（新教学函【2014】2号）、《教育部办公厅关于进一步规范普通高等学校转学工作的通知》（教学厅【2015】4号）、《关于进一步规范自治区高校转学工作的通知》（新教学办【2015】4号）、关于印发《新疆维吾尔自治区普通高等学校在校生录取信息更正管理办法实施细则》的通知（新招委〔2015〕9号）和《关于进一步规范学院全日制学生学籍学历管理工作职责、流程及责任追究的通知》（院发【2014】23号）的文件要求，认真履行好各管理部门的职责，确保学院全日制在校生和毕业生资格审查、学历证书即时注册及学生学籍异动等工作高质量完成，现进一步修订工作职责、流程和责任追究：

一、加强管理，调整学院学生学籍学历管理工作领导小组

组  长：买尼沙木·亚生（党委副书记、院长）

副组长：依明·米吉提（党委委员、副院长）

成  员：马云军（学工部<学生处>部<处>长）

佐热古丽·热依木（医学系党总支书记）

卢文凯（人文系党总支书记）

王思远（信息工程系党总支书记）

安尼瓦尔·阿布都热合曼（体育运动系党党总支书记）

崔柯（经管系党总支副书记）

金林鹏（机电工程系党总支副书记）

刘红梅（艺术系党总支书记）

刘  威（生物工程系党总支副书记）

李海燕（纺织工程系党总支副书记）

马丽古力·卡生木（国语教学部党支部书记）

领导小组下设办公室，办公室设在学工部（学生处），办公室主任由依明·米吉提同志兼任，办公室副主任由马云军同志担任，办公室成员由沙拉依丁·沙地克、王蕾、贾红松。

为进一步做好学院全日制在校生和毕业生资格审查、学历证书即时注册及学籍异动工作，规范工作职责，领导小组下设学籍学历管理工作办公室，办公室设在学生处，办公室主任：依明·米吉提（兼），副主任：马云军（兼），工作人员：沙拉依丁·沙地克、王蕾、贾红松，学生学籍学历管理工作由学院、各系（部）双重负责管理，各负其责，各系（部）在学生处指导、协调下开展工作。

（一）学院学籍学历管理工作办公室职责

1.负责及时转发教育部、教育厅关于学籍学历管理工作的有关文件给系（部）；

2.负责及时进行新生学籍注册、新生入学资格复查和在校生学年注册工作；

3.负责及时将已注册的学生学籍信息（电子版）反馈给系（部），用于新生信息核对使用；

4.负责办理转学受理、转专业受理、毕业生预审自查阶段工作和图像校对、学历即时注册工作；

5.负责学生的学籍学历的相关信息及时与系（部）沟通，建立规范完整的学籍学历档案资料，其中包括各系上报的核对材料、转专业、休学、退学、转学材料等；

6.学院学籍员及时向系（部）传达教育厅有关文件通知、了解工作动态。如有特殊工作以教育厅学生处临时通知为准；

7.负责学院全日制学生学籍学历日常业务工作及领导小组交办的其他工作。

（二）各系（部）学籍学历管理工作职责

1.负责及时处理学院下发的学籍学历工作通知；

2.负责组织系（部）老师按学院提供的当年录取花名册（中、高职生）复印件，认真进行新生信息核对；

3.负责及时进行新生学籍注册、新生入学资格复查和在校生学注册工作；

4.负责办理转学受理、转专业受理、毕业生预审自查阶段工作和图像校对、学历即时注册工作，建立规范完整的学籍学历档案资料；

5.系（部）学籍员要及时向班主任、辅导员传达院学生处有关文件通知、了解工作动态。如有临时工作以学院学生处通知为准；

6.负责系（部）全日制学生学籍学历日常业务工作及领导小组交办的其他工作。

三、规范学籍学历管理工作流程

（一）新生学籍注册工作流程

1.中职新生（5年一贯制的学生要保证毕业时当年6月30日前年龄不准超过22周岁）凭借身份证或户口薄(需新疆户籍3年以上)、初中毕业证书（艺术类、体育类除外）或高中毕业证书、录取通知书等证件每年8月20日—9月30日必须办理学院入学手续；高职新生凭借身份证、录取通知书等证件每年9月10日—10月30日必须办理学院入学手续；

2.各系（部）每年10月份按学院提供的当年中职新生注册名单（电子版）要求班主任进行中职新生信息核对（凭学生有效身份证复印件），并将核对的信息汇总及时上报学院学生处（若有误要变更的，需提供相应的变更信息的佐证材料）；学院学生处按系（部）提供核对后的中职新生信息建立数据库，以便今后学生资助、毕业生等工作的办理使用；

3.高职新生由学院学生处每年的9月中旬、10月初从教育部学生信息网上下载新生录取数据，并将信息（电子版）提供给各系（部）核对学生信息：

（1）各系（部）及时核对报到人数

（2）班主任要求新生在进校的第一次学籍注册签字时（即入学当年的10月份），就需认真核对自己的信息，如①身份证号码有误的②学生姓名有误的，由各系汇总报学生处，并提供相应的佐证材料。每年10月份受理，逾期不予受理。

（3）身份证号码有误须变更的学生[“根据新疆维吾尔自治区招生委员会文件新招委〔2015〕9号关于印发《新疆维吾尔自治区普通高等学校在校生录取信息更正管理办法实施细则》的通知”，特指新疆生源的考生在普通高考采集信息时将信息填写错误尤其是身份证号码错误的学生]，由学生处负责汇总报院领导审批后学院招生就业办负责办理。学院招生就业办负责将学生相关申请材料汇总审核无误后统一上报自治区招生办公室普招科，受理时间为：每年3月15日至4月1日，11月15日至12月1日，其他时间不予受理

4.学院学生处按系（部）提供核对后的高职新生信息①建立数据库②在11月25日前将报到的高职新生按教育部学生信息网上下载的录取花名册进行新生学籍电子注册工作。

（二）在校生学籍注册工作流程

1.各系（部）要求班主任必须在每年12月1日—3月20日期间进行高职新生学籍查询工作，让高职新生在教育部网上平台对本人学籍注册信息进行查询，并确认，由各系（部）汇总报学院学生处。学院学生处每年3月30日前将新生学籍查询工作按系（部）上报的情况进行汇总以文件形式报教育厅学生处备案。

2.学院学生处每年的10月31日前，若高职在校生信息有变更的，必须在教育部网上平台进行信息变更，并在 11月25日前，将新生入学资格复查结果以文件形式报教育厅学生处。

3.各系和学院学生处4月10—5月10日进行毕业生预审自查阶段工作。

4.学院学生处6月25日前进行图像校对、学历即时注册工作。

5.各系（部）每学期开学上课15天后，要与班主任进行一次在校生信息核对，若有退学、休学等学籍异动的要及时进行处理和数据库信息变更，并将核对结果汇总及时报学院学生处。

学院学生处每学期开学上课20天后，要与各系（部）进行一次在校生信息核对，若有退学、休学等学籍异动的要及时进行处理和数据库信息变更。

6.凡具有学籍异动的必须具有学生本人申请、班主任签署意见、系分管领导和系学籍员审核签字后报学生处，经学生处学籍员核对并签字确认，并报学生处长签署意见。院、系两级学籍员协同作学籍异动变更或注销手续。特殊群体学生需学生家长及学生居所工作队负责人签字同意方可办理退学。

（三）在校生转专业（或转学）工作流程

1.中职学生原则上不准转专业，若由于特殊原因需要转专业的只能在第一学期本系（部）内相对应专业进行，系（部）要求学生本人填写《阿克苏职业技术学院学生转专业申请表》，并报学院学生处。

2.办理高职学生转专业工作，要求：（1）高职学生为第二学期至第三学期允许转专业（新生报到时不能成班专业的学生可以提前办理相关转专业手续），每年12月1日—30日受理汉语言符合转专业条件的学生；每年6月1日—30日受理民语言预科生符合转专业条件的学生。符合转专业条件学生本人须填写《阿克苏职业技术学院学生转专业申请表》，转出系（部）汇总填写《新疆维吾尔自治区普通高等学校学生转专业备案表》，由双方系（部）领导签批意见后两表统一报学院学生处。（2）有关问题说明：①跨批次只能从高批次转向低批次；②文理互转：文科不能转理科；③五年一贯制、三校生、直升专的考生不允许转专业；④原则上高考录取时低分专业不得转入高分专业，具体实施时可参考学生入学后在校成绩；⑥学生高考成绩需达到转入专业高考录取分数。

3.学院中职生原则上不准转学；高职生在符合转学条件的可以办理相关手续，具体见《阿克苏职业技术学院转学细则》。

四、学籍学历管理工作责任追究

（一）各系（部）要认真组织本系学籍员、班主任在规定时间内开展学生学籍注册工作，建立规范完整的学籍学历档案资料，因系管理不到位、工作不负责任（包括身份证号码有误、学生姓名有误，未及时让学生在规定时间内进行信息更正等）而造成学生学籍数据有误，影响学生正常毕业，追究相应人员责任：系主要领导、分管学生工作领导扣除半个月津贴；学籍员、班主任扣除一个月津贴，同时取消责任人当年评优评先资格。

（二）学生处要建立规范完整的学籍学历档案资料、认真组织系（部）开展学生信息的核对（包括每学期必须在规定时间与各系进行一次在校生信息核对、每年在规定时间内对中、高职学生学籍注册信息确认工作进行核查并及时反馈各系等）；按学籍管理规定及时将学籍信息报送自治区教育厅审核备案；因学生处工作疏忽，管理不到位、工作不负责任造成学生信息有误的，追究相应人员责任：学生处主要领导、分管学籍工作领导扣除半个月津贴；学籍员扣除一个月津贴，同时取消责任人当年评优评先资格。

（三）学籍异动转学中出现的问题，按《阿克苏职业技术学院转学细则》责任追究办法处理。

附件一：1.《阿克苏职业技术学院新生转专业申请表》

附件二：2.《新疆维吾尔自治区普通高等学校学生转专业备案表》

附件三：3.关于接收XXX同学转入我校就读的函（样本）

附件四：4.新疆维吾尔自治区普通高等学校学生转学申请（备案）表

                      阿克苏职业技术学院学生处

                           2020年6月10日